La consistencia y la precisión son vitales para cualquier equipo de ventas que busque tener éxito. Debe realizar las tareas con un alto nivel de calidad en todo momento; el error humano no es algo que desee en ninguna operación.
Después de todo, no querrás llamar la atención de un cliente de alto valor solo para perderlo porque no se ha incorporado correctamente.
Para asegurarse de que eso no suceda, debe gestione sus procesos empresariales. Más específicamente, necesitas crear un proceso de ventas y contrate a las personas adecuadas para asegurarse de que sus esfuerzos no se desperdicien.
Con los procesos a seguir, siempre sabrás lo que tienes que hacer y cómo hacerlo, y no tendrás que depender de la memoria para realizar todas tus tareas correctamente.
Esa es la razón Process Street existe: la forma más fácil de documentar y rastrear sus procesos y asegurarse de que su trabajo se realice correctamente en todo momento. No solo eso, sino que también puedes integrar tus procesos documentados con excelentes aplicaciones como Overloop para llevar a cabo automáticamente el ajetreado trabajo que odias hacer.
Para mostrarle cómo hacerlo, explicaré cómo ejecutar automáticamente un lista de verificación de incorporación de clientest (lista de tareas) en Process Street para seguir cada vez que marques un cliente potencial como convertido en Overloop.
Sin embargo, para automatizar esta parte de tu proceso de ventas (o cualquier otro proceso), primero necesitarás saber qué son Process Street y Zapier...
Process Street le ayuda a hacer bien su trabajo en todo momento
Process Street es un software de gestión del flujo de trabajo diseñado para ayudarte a ti y a tu equipo a llevar a cabo todas las tareas que necesitan realizar. Todo está basado en la web, por lo que no es necesario descargar ningún software sofisticado. Simplemente iniciar sesión ¡y listo!
Los procesos se pueden documentar en plantillas en Process Street. Se trata de listas de tareas editables que pueden contener cualquier cosa, desde texto normal hasta vídeos, imágenes, correos electrónicos de muestra, archivos y mucho más. De esa forma, siempre sabrás qué hacer y cómo hacerlo correctamente.
Listas de verificación luego se puede ejecutar desde sus plantillas para que pueda realizar un seguimiento de su progreso en las tareas. Se trata de copias de tu plantilla que te permiten ir marcando tu progreso a medida que avanzas y se pueden asignar a los miembros del equipo para que sepan qué hacer.
En pocas palabras, plantillas y listas de verificación informa a todo tu equipo de lo que tienen que hacer, cómo hacerlo, cuándo vence, con quién tienen que trabajar y muestra rápidamente su progreso a quien tenga permiso para verlo. Esto permite a tus gerentes ver fácilmente lo que todos han estado haciendo y quién ha estado siguiendo tus procesos.
Zapier conecta tu software para automatizar tu trabajo
Zapier es un automatización de procesos plataforma que enlaza más de 1000 aplicaciones más. Al pasar información entre dos o más aplicaciones, Zapier te permite configurar reglas para que las tareas se realicen automáticamente sin que tengas que mover un dedo.
Por ejemplo, apuesto a que odias la entrada repetitiva de datos. Está bien. No hay nada más molesto que coger los datos que ya has recopilado en una aplicación y tener que volver a introducirlos en otra. Ya te has esforzado en recopilar la información, así que ¿por qué tendrías que escribirla dos o más veces solo para asegurarte de que todo está actualizado?
Ahí es donde Zapier puede ayudar.
Zapier se basa en un modelo de «si esto, entonces aquello». Entonces, puedes decirle a Zapier «si esto ocurre en esto aplicación, hacer eso en eso aplicación», lo que permite que tus aplicaciones interactúen y pasen información entre sí sin que tengas que mover un dedo.
Volviendo a nuestro ejemplo de entrada de datos, supongamos que has recopilado la información de un cliente mediante Typeform, pero quieres inserte eso en su CRM sin copiar las cosas manualmente. En su lugar, puedes pedirle a Zapier que cree una nueva entrada en tu CRM cuando envíes un formulario de Typeform, e incluso enviar los datos de tu formulario a los campos correspondientes.
Hay cientos de miles de otros usos para automatización de procesos empresariales, pero eso es lo esencial por ahora. Descubre cómo usar Zapier y Process Street con Overloop para aportar automatización y coherencia a tu esfuerzos de ventas!
Cómo vincular Overloop y Process Street
Por lo tanto, desea ejecutar automáticamente su proceso de incorporación de clientes cuando un cliente potencial se convierte. No te preocupes, es fácil.
De hecho, todo el proceso solo consta de cuatro pasos:
- Configure su plantilla de incorporación de clientes en Process Street
- Crea un nuevo Zap en Zapier
- Configura Overloop como disparador
- Configure su lista de verificación de Process Street como su acción
Pongámonos manos a la obra.
Configure su plantilla de incorporación de clientes en Process Street
Lo primero es lo primero: no puedes ejecutar una lista de verificación en Process Street si no tienes una plantilla que sirva de base. Por lo tanto, debe iniciar sesión en Process Street y configurar su plantilla de incorporación de clientes.
Si aún no tienes una cuenta, puedes registrarte para obtener una cuenta gratuita yendo a proceso.st, escribiendo tu correo electrónico y haciendo clic en «Comenzar gratis». También puedes registrarte (e iniciar sesión) con tu cuenta de Google o Yammer.
Una vez que haya completado algunos datos, como la contraseña deseada, el nombre de su empresa e invitado a otras personas a trabajar con usted, accederá a su panel de control de Process Street. Aquí es donde puedes ver todas tus plantillas y carpetas.
Para ahorrarle problemas, hemos creado una plantilla de incorporación de clientes que puede importar a su cuenta de Process Street de forma gratuita de inmediato. También puedes usarla como base y luego editarla según tus necesidades, así que no dudes en usarla como desees.
Para configurarlo en su cuenta de Process Street, ya sea haga clic aquí y, a continuación, en el botón verde «Quiero esto para mi empresa» en la parte superior derecha de la pantalla o diríjase al panel de Process Street, haga clic en «Nuevo» y, a continuación, en «Nueva plantilla prediseñada».
Busca «incorporación de clientes» en la barra de búsqueda, selecciona la plantilla más adecuada y haz clic en «personalizar» para importarla.
¡Brillante! Tu plantilla de incorporación de clientes está configurada. Ahora es el momento de configurar Zapier.
Crea un nuevo Zap en Zapier
Ahora es el momento de configurar la automatización. Empieza por iniciar sesión en Zapier (o crear una nueva cuenta si no tienes una) y haz clic en «Crear un nuevo Zap».
Configura Overloop como disparador
Ahora tienes que configurar Overloop como tu aplicación Trigger. Esto le dice a Zapier que esté atento a un evento concreto en Overloop y, cuando eso ocurra, Zapier realizará las tareas que hayas establecido en tu paso de acción.
Primero, busca Overloop y configúrala como tu aplicación Trigger.
A continuación, elige «Prospect Converted» como tu evento desencadenante. Esto significa que Zapier tomará medidas cuando detecte que un cliente potencial en Overloop ha sido marcado como convertido.
Ahora tienes que vincular tu cuenta de Overloop a Zapier. Para ello, necesitarás la clave de API de tu cuenta de Overloop, que puedes encontrar visitando overloop.com/api (mientras estás conectado).
Para terminar, ahora tienes que probar tu Trigger. Esto significa que necesitarás haber marcado recientemente un cliente potencial como «Convertido» en Overloop. No dudes en crear un cliente potencial ficticio para probarlo y marcarlo como convertido, de esta forma no tendrás que jugar con los datos de un cliente real.
Una vez que la prueba sea exitosa, es hora de pasar a configurar Process Street como tu aplicación Action.
Configure Process Street como su acción
Tu aplicación de «Acción» y tu evento en Zapier son las cosas que sucederán cuando se detecte tu evento desencadenante. En este caso, queremos que en Process Street se publique una lista de verificación para la incorporación de nuevos clientes.
Para ello, primero selecciona Process Street como tu aplicación Action, tal y como hiciste con Overloop.
Tu evento de acción debe configurarse en «Crear lista de verificación» antes de hacer clic en continuar.
Ahora tendrás que vincular tu cuenta de Process Street con Zapier, de nuevo con una clave de API. Para ello, carga tu panel de control de Process Street y haz clic en el nombre de tu organización en la esquina superior derecha. Esto lo llevará al administrador de la organización.
A continuación, haga clic en la pestaña «Configuración y API» y, por último, en el botón «Nueva clave de API». Tu clave de API se mostrará en la parte inferior de la pantalla.
Ahora debe seleccionar la plantilla desde la que desea ejecutar su lista de verificación. En nuestro caso, esto significa buscar la plantilla de incorporación de clientes en la barra de búsqueda proporcionada.
Esta es tu oportunidad de ahorrar mucho tiempo: ahora puedes elegir qué datos se enviarán desde Overloop a tu nueva lista de verificación. Esto significa que no tienes que copiar la información que ya has recopilado, como la dirección de correo electrónico, el nombre o la empresa del cliente potencial. En su lugar, solo tienes que seleccionarla para rellenar los comentarios o campos del formulario de la lista de verificación que desees.
Por ejemplo, hice el envío a través de la empresa del cliente potencial:
- Nombre
- Dirección de correo electrónico
- Nombre de la empresa
- Sitio web de la empresa
- Título del puesto
- número de teléfono
- URL de LinkedIn
- URL de overloop
- ID de overloop
- Y más
Para ello, simplemente navegue hasta el campo de la lista de verificación en el que desea insertar la información, haga clic en el botón «Insertar un campo» situado a la derecha y, a continuación, busque la información con la que desea rellenarlo.
Una vez hecho esto, todo lo que tienes que hacer es probar tu Zap. Esto creará una lista de verificación en Process Street y rellenará la información que le hayas indicado, así que compruébalo para asegurarte de que estás satisfecho con el resultado final. Si no es así, ahora es el momento de hacer cambios (pero también puedes editar tus Zaps más adelante si lo deseas).
Y ahí lo tiene: ha automatizado con éxito parte del proceso de incorporación de sus clientes. No solo tienes una lista de tareas fiable que puedes seguir y controlar para asegurarte de que tus clientes reciben la atención que necesitan para quedarse, sino que también ejecutas dicho proceso automáticamente cuando es necesario y te saltas las tediosas tareas de transferencia de datos.
Sin duda, es mejor que hacer todas tus tareas con conjeturas y con tu propio tiempo.
