E-mailadres zoeken op naam, gratis

De rangschikking hierboven geldt wereldwijd, maar het Nederlandse taalgebied heeft drie eigenaardigheden die het resultaat merkbaar verschuiven. Wie ze kent, raadt beter.

De punt na de initiaal is hier populairder. Het schema v.achternaam@ is in Nederland en Vlaanderen aanzienlijk gangbaarder dan in Angelsaksische landen. Je ziet het vooral bij accountants- en advocatenkantoren, bij installatie- en bouwbedrijven, bij zorginstellingen en bij gemeenten. De verklaring is cultureel: op briefpapier schrijft een Nederlander zijn naam van oudsher als J.P. de Jong, met initialen in plaats van de roepnaam, en dat gebruik is meegereisd naar de mailbox. Levert het format met de volledige voornaam niets op, probeer dan eerst deze variant.

De roepnaam wint van de doopnaam. Tegelijk is de mailbox zelf bijna altijd op de roepnaam gebouwd, niet op de officiële voornamen. Iemand die in het handelsregister staat als J.P. de Jong mailt in de praktijk als jeroen.dejong@. Vul dus de naam in die de persoon op LinkedIn of in de e-mailhandtekening gebruikt, niet de naam uit een uittreksel. Een verkeerde voornaam laat elk schema in de tabel falen, hoe goed de rangschikking ook is.

Tussenvoegsels verdwijnen bijna altijd. Dit is het grootste verschil met elke andere taal. Een achternaam als van der Berg, de Vries, van den Heuvel, ten Brinke of op de Beek wordt in een e-mailadres zelden gespeld zoals op het paspoort. Mailbeheerders plakken de delen aan elkaar en laten de spaties vallen, dus je krijgt vandenheuvel en tenbrinke. Een kleinere groep bedrijven gooit de tussenvoegsels helemaal weg en houdt alleen het hoofddeel over, dus heuvel en brinke. Deze tool genereert allebei de vormen en zet de aaneengeschreven variant bovenaan, omdat die in de praktijk vaker voorkomt. De losse initiaal volgt dezelfde logica: de initiaal van van der Berg is een b, met vdb als lager gerangschikt alternatief.

Twee kleinere punten die vaak misgaan. Diakritische tekens uit namen als Görtz, Noël of Lücke worden gestript, niet omgezet naar de Duitse oe-schrijfwijze, want dat is wat vrijwel elk Nederlands mailbeleid doet. En de ij blijft gewoon ij: de Wijs wordt dewijs en nooit dewys. Voor Belgische domeinen geldt bovendien dat het tussenvoegsel vaak met een hoofdletter deel is van de achternaam zelf, zoals Van Hoof of De Clercq, en dan is de aaneengeschreven vorm vanhoof nagenoeg altijd goed.

Stap één, normaliseren. De naam wordt ontleed om accenten weg te halen, dus José wordt jose en Noël wordt noel. Tekens die niet ontleden krijgen een expliciete transliteratie: ß naar ss, ø naar o, æ naar ae, œ naar oe, ł naar l, đ naar d, þ naar th. Alles wat overblijft en geen letter of cijfer is, verdwijnt, want lokale delen met accenten zijn toegestaan onder de SMTPUTF8-uitbreiding maar worden in de praktijk vrijwel nooit gebruikt.

Stap twee, uitbreiden. Koppeltekens, apostrofs en spaties splitsen een naam in delen, en elke set delen levert meerdere vormen op. Anne-Marie geeft eerst annemarie, dan anne, dan anne-marie. van der Berg geeft eerst vanderberg, dan berg, dan van-der-berg. Initialen volgen dezelfde logica.

Stap drie, scoren. Elk schema uit de tabel wordt gecombineerd met elke naamvorm. De score van een kandidaat is de score van het schema min een strafpunt voor het gebruik van een gedeeltelijke of ongebruikelijke naamvorm, zodat vanderberg het wint van berg bij hetzelfde schema. Duplicaten klappen samen op de hoogste score die ze haalden, en de lijst wordt gesorteerd.

Stap vier, het domein controleren. Eén DNS-vraag over HTTPS leest de MX-records van het domein. Dat beantwoordt een echte vraag, namelijk of het domein überhaupt e-mail accepteert en wie het host. Is er geen MX-record, dan zijn de kandidaten academisch: post naar dat domein bounct vrijwel zeker, welk schema ook klopt. Hoort de MX bij een gratis consumentenprovider, dan houdt de hele tabel op te gelden, want die lokale delen kiest de gebruiker zelf in plaats van een IT-beleid.

Randgevallen die de tool aankan

• Namen met diakritische tekens. Genormaliseerd voordat er een schema op wordt losgelaten, nooit weggegooid.
• Dubbele voornamen. De aaneengeschreven, de gesplitste en de vorm met koppelteken worden alle drie gegenereerd en gerangschikt.
• Achternamen uit meerdere woorden. Tussenvoegsels als van, van der, de, den, ten en op de blijven in de aaneengeschreven vorm staan en worden in de alternatieven weggelaten.
• Eén naam. Zonder achternaam is de enige eerlijke kandidaat voornaam@domein, en meer krijg je niet. Plak je een volledige naam in het vakje voor de voornaam, dan wordt het laatste woord als achternaam behandeld en zegt de tool dat erbij.
• Gratis providers. Worden gemarkeerd, met de reden waarom de schema's niet overdraagbaar zijn.
• Domeinen zonder MX. Worden gemarkeerd, inclusief het geval waarin er wel een A-record is waar een verzender op terug zou kunnen vallen.

Voordat je iets afleidt, is het de moeite waard om te kijken of het adres al ergens staat. Deze methoden kosten niets en leveren, als ze werken, een echt adres op in plaats van een kandidaat.

Zoek het domein met zoekoperatoren. Een zoekopdracht als site:bedrijf.nl "@bedrijf.nl" haalt de pagina's van de site zelf boven waar een adres letterlijk staat. Probeer ook "voornaam achternaam" "@bedrijf.nl" zonder de site-operator, want veel zakelijke adressen lekken weg in persberichten, notulen van brancheverenigingen, congresprogramma's en pdf-bestanden op andermans server. Een toegevoegde filetype:pdf is vaak het verschil tussen niets vinden en een compleet intern telefoonlijstje vinden.

Kijk in de footer, op de contactpagina en in de algemene voorwaarden. Nederlandse en Belgische bedrijven publiceren meer dan je denkt, deels omdat een deel van die gegevens verplicht is. In de footer van een zakelijke site staan vrijwel altijd de statutaire naam, het KVK-nummer of ondernemingsnummer, het btw-nummer en minstens één e-mailadres. Dat is niet het adres van de persoon die je zoekt, maar het verraadt wel het format: staat er m.jansen@bedrijf.nl bij de commercieel manager, dan is v.achternaam vrijwel zeker het schema van het hele bedrijf.

Lees het LinkedIn-profiel rustig door. Het blok met contactgegevens bevat soms het zakelijke adres, en het profiel geeft je in elk geval de exacte spelling van voor- en achternaam, inclusief het tussenvoegsel. Dat is precies het gegeven dat een permutatie betrouwbaar maakt. Verkopers en oprichters zijn hierin het vrijgevigst. Ook de vacatures van een bedrijf helpen: een sollicitatieadres laat het schema van het domein zien zonder dat je iemand hoeft te benaderen.

Controleer het handelsregister. Voor Nederlandse rechtspersonen bevat het KVK Handelsregister de statutaire naam, het vestigingsadres en het KVK-nummer, en voor Belgische vennootschappen doet de Kruispuntbank van Ondernemingen hetzelfde. Dat levert zelden een persoonlijk adres op, maar het is de snelste manier om te controleren dat je het juiste bedrijf te pakken hebt wanneer een groep meerdere gelijkende bv's heeft. Dat komt in het Nederlandse mkb vaak voor en het is een klassieke oorzaak van bounces.

Bel de centrale of mail het algemene adres. Het klinkt ouderwets en het werkt nog steeds. Een korte mail naar info@ met de vraag wie over een specifiek onderwerp gaat, levert vaker een adres op dan je zou denken.

Levert geen van deze routes iets op, dan is de permutator op deze pagina de logische volgende stap: hij reconstrueert het waarschijnlijkste format uit de naam en het domein, zet de opties op volgorde en vertelt je of dat domein post ontvangt. Hoe je die adressen daarna gebruikt zonder je domein te verbranden, staat in de gids over koude acquisitie, en concrete openingszinnen vind je in de voorbeelden van koude acquisitie mails.

Schema's afleiden is gratis en schaalt slecht. Het werkt uitstekend als je de persoon kent, het bedrijf kent en vandaag één adres nodig hebt. Het houdt op te werken zodra het werk omgekeerd is: je weet niet wie je moet hebben, je weet alleen welk type bedrijf je interesseert.

Er zijn drie duidelijke signalen dat je het terrein van het afleiden verlaat. Het eerste is volume. Vanaf een paar honderd mensen per maand kost het verifiëren van permutaties en het opruimen van bounces meer dan een databron met al gecontroleerde adressen. Het tweede is dat je de naam niet hebt. Een database laat je filteren op functie, sector, omvang en land en geeft je de persoon terug, terwijl een permutator eist dat de naam ergens anders vandaan komt. Het derde is verloop: adressen verlopen als mensen van werkgever wisselen, en een lijst die je zes maanden geleden hebt afgeleid veroudert zonder dat iemand je waarschuwt.

Daar staat tegenover dat een commerciële database geen orakel is. De dekking verschilt sterk per land en per sector, is beter in techbedrijven dan in de traditionele industrie en beter bij grote bedrijven dan bij lokale mkb-ondernemingen. Adressen die als geverifieerd staan aangemerkt, waren dat op het moment van de controle en niet per se vandaag. Daarom blijft de werkwijze in beide gevallen dezelfde: adres ophalen, verifiëren voor verzending, en in kleine series versturen zodat één slecht segment niet de reputatie van je domein meesleurt.

Wil je zien hoe die hele keten er in één tool uitziet, dan zoekt de B2B-contactdatabase van Overloop de persoon op, controleert de verificatiestap het adres en verstuurt de sequentie de mail over e-mail en LinkedIn. Overloop volgt daarbij openbare koopsignalen zoals vacatures, financieringsrondes en LinkedIn-interactie om het moment van benaderen te kiezen. De betaalde abonnementen beginnen bij $69 per gebruiker per maand voor Starter en $99 per gebruiker per maand voor Growth, met 7 dagen gratis proberen; de volledige vergelijking staat op de pagina met prijzen. Maar begin hier: lossen de permutator en de controletool jouw geval op, dan ben je klaar zonder iets uit te geven.

Plak een lijst met regels voornaam,achternaam,domein en iedereen wordt in één keer uitgeklapt. Het interessante deel is de deduplicatie: een lijst van 200 regels van hetzelfde bedrijf zijn 200 mensen en precies één DNS-vraag, omdat MX-antwoorden per domein bewaard blijven zolang de pagina openstaat. De statistiekregel boven de tabel meldt hoeveel opvragingen er echt uit zijn gegaan en hoeveel de cache heeft opgevangen.

De export geeft je een CSV met één regel per kandidaat: voornaam, achternaam, domein, positie, adres, schema, gangbaarheid, score, of het domein post accepteert en de gedetecteerde provider. Dat is precies de vorm die een verificatiestap als invoer wil, en dat is ook de bedoeling. Genereer breed, controleer streng, verstuur smal.

Een adres als sanne.vanderberg@bedrijf.nl identificeert een persoon, dus het is een persoonsgegeven onder de Algemene verordening gegevensbescherming, ook al is het een werkadres. Dat het door een permutator is opgebouwd in plaats van gekopieerd, verandert daar niets aan. Het verandert alleen hoe je eraan bent gekomen.

Deze pagina bewaart niets. De namen, de kandidaten en de CSV verlaten je browser niet: het genereren is gewoon JavaScript dat lokaal draait. De enige netwerkaanroep is de MX-opvraging, die de domeinnaam naar de publieke DNS van Google stuurt over HTTPS. Alleen domeinen, nooit de naam van een persoon en nooit een gegenereerd adres. Er is geen account, geen logbestand met jouw zoekopdrachten en geen lijst die wij bewaren.

Zodra je een adres opslaat en gebruikt om iemand te benaderen, verwerk je wel een persoonsgegeven en gelden er drie concrete verplichtingen. Je hebt een grondslag nodig, en bij zakelijk contact tussen bedrijven is dat doorgaans het gerechtvaardigd belang uit artikel 6, lid 1, sub f van de AVG, onderbouwd met een belangenafweging die alleen standhoudt als je bericht aansluit bij de professionele rol van de ontvanger. Je moet je bij het eerste contact identificeren, desgevraagd kunnen zeggen waar het adres vandaan komt, en een afmeldmogelijkheid bieden die echt werkt. En je moet verzoeken om inzage, correctie en verwijdering afhandelen. De Autoriteit Persoonsgegevens publiceert hierover de Nederlandse uitleg.

Daarnaast geldt in Nederland artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet, waarop de Autoriteit Consument en Markt toeziet. De kern is een onderscheid dat veel verkopers missen: ongevraagde commerciële e-mail aan rechtspersonen mag, mits je je identificeert en een duidelijke afmeldmogelijkheid biedt, terwijl e-mail aan natuurlijke personen, en daarmee ook aan eenmanszaken en zzp'ers, vooraf toestemming of een bestaande klantrelatie vereist, tenzij hun adres aantoonbaar is bekendgemaakt om zakelijk benaderd te worden (lid 3). Dat onderscheid is in de praktijk het verschil tussen een legitieme B2B-campagne en een klacht. In België regelt Boek XII van het Wetboek van economisch recht een vergelijkbaar kader en houdt de Gegevensbeschermingsautoriteit toezicht op de gegevensverwerking zelf.

Het praktische gevolg voor deze tool: een zakelijk adres van een naamdrager bij een rechtspersoon opzoeken is voor B2B-benadering verdedigbaar als gerechtvaardigd belang, zolang je bericht over het werk van die persoon gaat. Hetzelfde adres afleiden bij een zzp'er zonder toestemming is dat niet. Deze pagina is informatief materiaal en geen juridisch advies: laat je privacyverklaring toetsen door je eigen adviseur.

Een gerangschikte lijst is geen resultaat maar een startpunt. Drie stappen maken er iets bruikbaars van.

Verifieer voordat je verstuurt. Haal de bovenste twee of drie kandidaten door de tool om een e-mailadres te controleren. Die kijkt naar de syntaxis, het domein, de MX-opstelling en of het om een wegwerpadres of een catch-all gaat. Een catch-all accepteert alles en bewijst daarmee niets, en dat is precies het geval waarin je beter een tweede route zoekt dan doorstuurt.

Stuur één mail naar één adres, niet drie mails naar drie kandidaten. Dezelfde persoon drie keer op drie geraden adressen benaderen is de snelste manier om als spam gemarkeerd te worden, zeker als twee ervan bouncen. Kies de hoogst gerangschikte kandidaat die de verificatie overleeft, en laat de rest staan.

Zet het adres in een reeks, niet in een losse mail. Eén bericht dat op het verkeerde moment aankomt is verspild werk. Een korte reeks over e-mail en LinkedIn, met een opvolging die stopt zodra iemand antwoordt, haalt er aanzienlijk meer uit zonder dat je vaker hoeft te zoeken. Alle gratis tools staan bij elkaar in de tooloverzichtspagina, en de Engelstalige spam checker en domain health checker vertellen je of je eigen verzendopstelling klaar is voordat je begint.