Email Finder: E-Mail-Adresse finden

Schritt eins, normalisieren. Der Name wird zerlegt, um Akzente zu entfernen, aus José wird jose und aus Ramírez wird ramirez. Zeichen, die sich nicht zerlegen lassen, bekommen eine feste Umschrift: ß zu ss, ø zu o, æ zu ae, œ zu oe, ł zu l, đ zu d, þ zu th. Alles Übrige, das kein Buchstabe und keine Ziffer ist, fällt weg. Lokale Teile mit Akzentzeichen sind über die SMTPUTF8-Erweiterung zwar zulässig, kommen in der Praxis aber fast nie vor.

Schritt zwei, erweitern. Bindestriche, Apostrophe und Leerzeichen zerlegen einen Namen in Teile, und jeder Teilsatz erzeugt mehrere Formen. Anne-Marie ergibt zuerst annemarie, dann anne, dann anne-marie. van der Berg ergibt zuerst vanderberg, dann berg, dann van-der-berg. Initialen folgen derselben Logik: Die Initiale von van der Berg ist b, mit vdb als niedriger bewerteter Alternative.

Schritt drei, bewerten. Jedes Muster aus der Tabelle wird mit jeder Namensform kombiniert. Der Score eines Kandidaten ist der Musterwert minus einem Abzug für eine unvollständige oder ungewöhnliche Namensform. Deshalb steht vanderberg beim selben Muster über berg. Doppelte Ergebnisse fallen auf den höchsten erreichten Score zusammen, danach wird sortiert.

Schritt vier, die Domain prüfen. Eine einzige DNS-Abfrage über HTTPS liest die MX-Einträge der Domain. Das beantwortet eine echte Frage, nämlich ob die Domain überhaupt E-Mails annimmt und wer sie hostet. Gibt es keinen MX-Eintrag, sind die Kandidaten hinfällig: Post an diese Domain kommt fast sicher zurück, egal welches Muster richtig wäre. Gehört der MX-Eintrag zu einem kostenlosen Privatanbieter, gilt die ganze Tabelle nicht mehr, weil dort die lokalen Teile von den Nutzern selbst gewählt und nicht von einer IT-Richtlinie vorgegeben werden.

Sonderfälle, die das Tool abdeckt

• Namen mit Akzenten und Umlauten. Sie werden vor jedem Muster umgeschrieben, nie verworfen.
• Doppelvornamen mit Bindestrich. Zusammengezogene, geteilte und mit Bindestrich verbundene Formen werden alle erzeugt und bewertet.
• Mehrteilige Nachnamen. Zusätze wie van, de und von bleiben in der zusammengezogenen Form erhalten und fallen in den Alternativen weg.
• Nur ein Name. Ohne Nachnamen ist der einzige ehrliche Kandidat vorname@domain, und mehr bekommen Sie auch nicht. Wenn Sie einen vollständigen Namen in das Vornamensfeld schreiben, wird das letzte Wort als Nachname behandelt, und das Tool sagt Ihnen das.
• Kostenlose Anbieter. Werden markiert, mit der Begründung, warum Muster hier nicht übertragbar sind.
• Domains ohne MX-Eintrag. Werden markiert, einschließlich des Falls, dass ein A-Eintrag existiert und ein Absender darauf ausweichen könnte.

Bevor Sie ein Muster raten, lohnt sich die Suche nach einer bestätigten Adresse. Eine einzige echte Adresse auf einer Domain verrät Ihnen das Format des gesamten Unternehmens, und damit wird aus dem Raten ein Nachbauen. Diese Wege kosten nichts außer ein paar Minuten.

Das Impressum, der deutsche Sonderweg

In Deutschland, Österreich und der Schweiz ist die Impressumspflicht ein echter Vorteil gegenüber anderen Märkten. Geschäftsmäßige Websites müssen eine Anbieterkennzeichnung mit einer E-Mail-Adresse führen. Diese Adresse ist meist eine Sammeladresse wie info@ oder kontakt@, aber sie beweist die Domain und oft auch den Mailanbieter. Bei kleineren Firmen steht dort nicht selten die persönliche Adresse der Geschäftsführung, und damit haben Sie das Format des Hauses.

Gezielte Suchabfragen

Eine Suchmaschine findet Adressen, die irgendwo im Netz veröffentlicht wurden. Nützlich sind Abfragen wie site:firma.de "@firma.de", "vorname nachname" "@firma.de" oder site:firma.de kontakt. Pressebereiche, Karriereseiten, Speakerprofile von Konferenzen, wissenschaftliche Veröffentlichungen und PDF-Dateien sind ergiebig, weil dort Adressen im Klartext stehen.

LinkedIn und XING

Im Profil selbst steht die Adresse selten. Ergiebiger sind der Bereich Kontaktinfo, veröffentlichte Beiträge, Kommentare unter Stellenanzeigen und die Profile von Kolleginnen und Kollegen, die ihre Adresse in der Kopfzeile führen. Wie Sie dabei systematisch vorgehen, steht in unserem Leitfaden zu E-Mail-Adressen über ein LinkedIn-Profil.

Handelsregister, Pressemitteilungen und Newsletter

Registerauszüge nennen Namen und Funktionen und helfen beim Schreiben, nicht beim Finden. Pressemitteilungen dagegen enden fast immer mit einem Pressekontakt samt Adresse. Ein Newsletter-Abonnement liefert Ihnen die Absenderadresse und damit das Format frei Haus, und die Fußzeile verrät zusätzlich, welches Versandsystem die Firma benutzt.

Code, Dokumente und Metadaten

In öffentlichen Code-Repositorys steht in jedem Commit die Adresse der Autorin oder des Autors. In Office-Dokumenten und PDF-Dateien stehen Namen und manchmal Adressen in den Metadaten. Das ist kein Trick, sondern schlicht öffentlich zugängliche Information, und genau deshalb gehört sie in die Dokumentation Ihrer Quelle.

Wenn keiner dieser Wege trägt, sind Sie beim Muster angekommen. Genau dafür ist das Tool oben da. Eine ausführliche Anleitung mit allen Schritten steht im Beitrag E-Mail-Adresse finden.

Eine geschäftliche E-Mail-Adresse mit Vor- und Nachnamen ist ein personenbezogenes Datum. Die DSGVO gilt also, auch wenn die Adresse öffentlich im Impressum steht. Das verbietet die Recherche nicht, es stellt aber Bedingungen an sie.

Rechtsgrundlage. Für B2B-Recherche stützen sich die meisten Unternehmen auf das berechtigte Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Das verlangt eine dokumentierte Abwägung: Wozu brauchen Sie die Daten, wie eng ist der Bezug zur beruflichen Rolle der Person, und wie stark greifen Sie in ihre Interessen ein. Eine Liste von Einkaufsleitungen in einer Branche, die Ihr Produkt betrifft, ist gut begründbar. Eine ungefilterte Sammlung aller Adressen eines Landes ist es nicht.

Informationspflicht. Wenn Sie Daten nicht bei der Person selbst erheben, greift Artikel 14 DSGVO. Sie müssen die Person informieren, in der Regel spätestens mit der ersten Kontaktaufnahme, und dabei Zweck, Rechtsgrundlage, Herkunft der Daten und ihre Rechte nennen. Ein kurzer Satz mit einem Link auf Ihre Datenschutzerklärung in der ersten E-Mail erfüllt das in der Praxis.

Werbung ist eine zweite Frage. Ob Sie eine Adresse finden dürfen und ob Sie an sie werben dürfen, sind in Deutschland zwei getrennte Prüfungen. Für die Ansprache selbst ist Paragraf 7 UWG einschlägig, und der ist bei E-Mail-Werbung streng. Prüfen Sie diesen Teil mit Ihrer Rechtsabteilung, bevor Sie eine Kampagne starten. Die Details und die üblichen Fallstricke haben wir in B2B-E-Mails finden und die DSGVO und in Ist Cold Email in Deutschland erlaubt zusammengetragen.

Was dieses Tool damit zu tun hat. Sehr wenig, und das ist beabsichtigt. Die Namen, die Sie eingeben, die erzeugten Kandidaten und die CSV-Datei verlassen Ihren Browser nicht. Der einzige Netzwerkaufruf ist die MX-Abfrage, die ausschließlich den Domainnamen an Google Public DNS schickt, nie einen Personennamen und nie eine erzeugte Adresse. Dieser Text ist eine Einordnung und keine Rechtsberatung.

Muster sind kostenlos und erstaunlich weit tragfähig, solange drei Dinge stimmen: Sie kennen den vollständigen Namen, Sie kennen die richtige Domain, und die Firma benutzt ein einheitliches Format. Fällt eine dieser Voraussetzungen weg, wird das Raten teuer.

Typische Fälle, in denen Muster nicht mehr reichen: Konzerne mit mehreren Tochterdomains, bei denen die Vertriebsorganisation auf einer anderen Domain sitzt als die Website. Firmen, die auf Eindeutigkeit umgestellt haben, sobald zwei Personen denselben Namen tragen, und dann Ziffern oder Abteilungskürzel anhängen. Agenturen und Kanzleien, die Kundenpostfächer auf Weiterleitungsdiensten betreiben. Und jede Person, deren Name im Netz in mehreren Schreibweisen auftaucht.

In diesen Fällen brauchen Sie eine Quelle, die eine Adresse schon einmal gesehen und geprüft hat, statt sie abzuleiten. Das ist der Unterschied zwischen einem Permutator und einer B2B-Kontaktdatenbank. Ein vernünftiger Ablauf sieht so aus: erst die Datenbank befragen, dann für die Lücken Muster erzeugen, dann alles prüfen, dann senden. Was Overloop dabei übernimmt, steht auf der Seite Lead-Generierungs-Software.

Fügen Sie eine Liste aus Zeilen im Format vorname,nachname,domain ein, dann wird jede Person auf einmal erweitert. Interessant ist die Entdopplung: Eine Liste mit 200 Zeilen aus einem einzigen Unternehmen sind 200 Personen und genau eine DNS-Abfrage, weil MX-Antworten pro Domain für die Lebensdauer der Seite zwischengespeichert werden. Die Statistikzeile über der Tabelle nennt, wie viele Abfragen tatsächlich rausgegangen sind und wie viele der Cache abgefangen hat.

Der Export liefert eine CSV-Datei mit einer Zeile pro Kandidat: Name, Domain, Rang, Adresse, Muster, Häufigkeitsstufe, Score, ob die Domain E-Mails annimmt und welcher Anbieter erkannt wurde. Genau diese Form erwartet ein Prüfschritt als Eingabe, und das ist der Sinn der Sache. Breit erzeugen, hart prüfen, schmal senden.