Come scrivere un'email di follow-up di successo, passo dopo passo

Spesso non è sufficiente inviare una sola email e attendere che i potenziali clienti rispondano al nostro invito all'azione. Niente è più lontano dalla realtà. Nella maggior parte dei casi, riconnettersi con successo con un potenziale cliente e dare seguito alla tua proposta di valore può fare la differenza tra il successo e il fallimento delle tue campagne di email marketing. Per questo motivo, in base alla nostra esperienza come piattaforma di automazione delle vendite, vogliamo semplificarti un po' le cose, con questa guida dettagliata su come scrivere un'email di follow-up.
Farò una breve analisi di alcuni aspetti da tenere in considerazione prima di eseguire la tua campagna di posta elettronica di massa e, da lì, spiegherò alcuni punti chiave che consentiranno alle tue e-mail di follow-up di raggiungere il successo previsto.

Quando vale la pena scrivere un'email di follow-up?

Questa è la prima decisione che devi prendere e, sebbene possa sembrare il contrario, non sempre avrà una risposta chiara «sì» o «no». È interessante inviare sempre un'email di follow-up? Chiaramente no. Ma non sottovalutarlo nemmeno a priori. Prova invece a stabilire una norma, un protocollo da seguire quando non hai ricevuto risposta nelle tue campagne di cold email e utilizza le email di follow-up come strumento per completare il primo contatto.
È anche conveniente tenere conto delle caratteristiche del potenziale cliente futuro, per determinare la convenienza dell'invio di e-mail di follow-up e, in caso affermativo, in quale numero e con quale frequenza.
Ci sono numerose ragioni per cui il tuo potenziale cliente potrebbe non rispondere alla tua prima email fredda. Forse era troppo occupato in quel momento e ha perso la tua email. Oppure è anche possibile che la tua email non sia arrivata alla persona giusta nel processo decisionale. Può anche essere semplicemente dovuto a un problema tecnico: problemi con il server in arrivo, ritardo nella ricezione, ecc. È anche possibile che la prima email fredda semplicemente non abbia catturato completamente l'attenzione del potenziale cliente, ma ciò non significa che non possa essere interessato alla tua proposta.
Per questo motivo, non dovresti scoraggiarti all'inizio e abbandonare l'attività una volta che non hai ricevuto una prima risposta, ma dovresti insistere e sviluppare una campagna di follow-up adeguata per massimizzare il tasso di risposta dei tuoi potenziali clienti.
Sei pronto a sviluppare una strategia e-mail di follow-up ottimale? Se la risposta è sì, procedi con questa piccola guida.

«Scrivere un'e-mail di follow-up di successo dipende principalmente da 3 punti chiave: pianificazione, ottimizzazione e misurazione. La piattaforma di automazione delle vendite di Overloop ti consentirà di sviluppare facilmente tutti e tre i punti senza sforzo».

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Una strategia e-mail di follow-up di successo

Hai già progettato la strategia per la tua campagna di lead generation e hai deciso di sviluppare una strategia di follow-up, che si tratti di una singola email o di una sequenza di messaggi. Saprai anche qual è il tuo pubblico di destinazione e quale proposta di valore intendi fare. E adesso?
Ora arriva la parte divertente: andare!

Fase 1: Pianificare

Come diciamo sempre in Overloop, non lasciate nulla al caso. Un'email di follow-up è un altro passo nella strategia generale di email marketing e, come tale, dovrebbe essere presa in considerazione sin dall'inizio. Non aspettare di vedere quali risultati ha generato la tua prima ondata di email fredde per pensare a una strategia di follow-up. Piuttosto, progetta i tuoi mailing di follow-up sin dall'inizio, in base agli obiettivi di marketing e alla proposta di valore della tua campagna.

• Concentra l'email sul tuo potenziale cliente. Come ti abbiamo consigliato in un post precedente per le tue email fredde, quando scrivi un'email di follow-up dovresti mettere anche il tuo futuro cliente al centro del tuo messaggio. Raccontagli di lui, delle sue esigenze, dei suoi successi... Concentra il tuo messaggio sui vantaggi che il tuo prodotto o servizio può offrirgli, invece di cercare una vendita diretta che probabilmente non avverrà.
• Pensa se invierai una singola email o ne invierai una sequenza. In alcuni casi può essere utile inviare un promemoria della tua prima e-mail, fare un breve riepilogo o un chiarimento sulla tua proposta di valore. Ma altre volte sarà più interessante preparare una serie di e-mail che sviluppino meglio il contenuto e che possano facilitare la comprensione della proposta da parte del potenziale cliente.
  Il numero di email dipenderà, tra le altre cose, dalla complessità della tua proposta, dalle caratteristiche del tuo pubblico o dalla strategia di comunicazione della tua attività. Ciò rende la questione molto soggettiva, ma assicuratevi sempre di lasciare un periodo di tempo minimo tra un invio e l'altro, in modo da non sopraffare il potenziale cliente o fargli dimenticare un messaggio prima di ricevere il successivo. Una strategia comune è quella di lasciare tra 2 e 4 giorni tra una spedizione e l'altra, ma ciò dipenderà anche dalla tua esperienza e dai risultati delle tue campagne precedenti.
  Assicurati inoltre di terminare la sequenza di invii quando il potenziale cliente ha risposto a uno di essi, perché la sensazione di ricevere e-mail automatiche e generiche può portare alla perdita del rapporto commerciale con quella persona. Fortunatamente, strumenti come Overloop semplificano questa operazione e consentono di scegliere il momento esatto in cui interrompere l'invio di e-mail di follow-up successive.

Fase 2: Ottimizzazione

Un'email di follow-up non deve seguire la stessa struttura di un'email di primo contatto, ma deve seguire una serie di linee guida che massimizzeranno la tua percentuale di successo.
Ricorda i tre obiettivi fondamentali di ogni email: convincere il potenziale cliente ad aprirla, leggerne il contenuto e darti una risposta. Progetta le parti della tua email di follow-up in base a questi obiettivi.

• Riga dell'oggetto. Come per qualsiasi e-mail, il primo contatto che il potenziale cliente avrà con il contenuto dell'e-mail di follow-up sarà l'oggetto. È di vitale importanza ottimizzare il messaggio dell'oggetto, per garantire il più alto tasso di apertura possibile nei tuoi invii. Evita di scrivere un argomento troppo lungo. Sii breve e conciso, attira l'attenzione del destinatario e lascialo desiderare di saperne di più.
  In caso di invio di una sequenza di email, è normale seguire una di queste due strategie: ripetere l'oggetto dell'email precedente, in modo che tutti i messaggi vengano salvati nello stesso thread o, al contrario, scrivere soggetti che differenziano alcuni messaggi dagli altri e, quindi, aprire nuovi thread di conversazione.
  Entrambe le formule sono valide e, a seconda delle caratteristiche del tuo pubblico, una strategia o l'altra funzionerà meglio. Il mio consiglio è di sperimentare entrambe le formule e vedere quale genera i risultati migliori.

• Corpo del messaggio di follow-up. Puoi affrontare questa parte in diversi modi, a seconda della strategia di comunicazione che decidi di seguire nelle tue campagne di email marketing. Ecco perché è così importante aver precedentemente sviluppato una pianificazione adeguata e non limitarsi a inviare messaggi.

  In generale, la struttura corretta del corpo di un messaggio di follow-up dovrebbe assomigliare a questa:

  • Fai un breve riferimento all'email precedente, per continuare la conversazione.
  • Personalizza il testo il più possibile e ricorda di concentrarti sul potenziale cliente, invece di parlare solo di te. È utile utilizzare etichette personalizzate con il nome del potenziale cliente in determinati punti chiave, come l'inizio del testo, per rendere l'esperienza il più ravvicinata e personale possibile.
  • Delinea il tuo messaggio e chiarisci qual è la proposta di valore che offri al tuo potenziale cliente, come puoi aiutarlo. Sii conciso, ricorda che il corpo di un'email di follow-up non deve superare le 250 parole.
  • Includi un invito all'azione chiaro e diretto. Fai capire al tuo potenziale cliente cosa vuoi esattamente che faccia d'ora in poi: rispondere alla tua e-mail, registrarsi per una videochiamata, fissare una riunione... Non dare adito a ambiguità, digli chiaramente cosa vuoi da lui.
• Firma del messaggio. Ovviamente, non trascurate i soliti dettagli per ottimizzare un'email di follow-up, come la firma, il titolo e le informazioni di contatto che consentiranno al potenziale cliente di trovarti facilmente, se necessario.

Fase 3: Misura e sperimenta

Come diciamo sempre in Overloop, la teoria è chiara, ma a questo punto è il momento di sperimentare e vedere di persona cosa funziona meglio per rendere le tue email di follow-up un successo.

Ti abbiamo fornito una serie di linee guida per le fasi di pianificazione ed esecuzione delle campagne di follow-up per le tue cold email, ma ora arriva quella che è forse la parte più importante. Misura i risultati della tua campagna in base alle metriche che ritieni più importanti: frequenza di rimbalzo, percentuale di aperture, tasso di risposta... e, soprattutto, concentrati sul grado di raggiungimento dei tuoi obiettivi globali di email marketing, perché questo è il motivo sia delle tue email fredde che delle tue email di follow-up.

Assicurati inoltre di disporre di uno strumento adeguato per la gestione dei lead di vendita. Se ne stai cercando uno adatto alle tue esigenze, ti consiglio vivamente di iscriverti a Versione di prova gratuita di Overloop e scoprendo come la nostra piattaforma può aiutarti con l'esecuzione, la misurazione e l'ottimizzazione delle tue campagne di lead generation via email. Con queste informazioni in mano, sarai in grado di eseguire test A/B e diversi test delle prestazioni, di cui parleremo nei prossimi post.